Percepción de virtualidad fallida

📸: Julia Joppien

Son muchas las empresas que están emprendiendo una retirada masiva "de la virtualidad a la presencialidad". La mayoría bajo premisas equivocadas porque evalúan la virtualidad en etapas muy tempranas de adopción y muy pocas cosas en la vida salen bien a la primera. Que la virtualidad falle es en realidad una percepción. La virtualidad no puede fallar porque es parte de la era digital a la que entramos hace años y cuya velocidad de adopción aceleró la pandemia.

Reuniones "Back to Back"

Uno de los síntomas de la percepción de virtualidad fallida se manifiesta en los calendarios. Como si fuera un album de Panini (coleccionador de estampitas del mundial para los no tan futboleros) no soportamos ver un espacio en agenda porque lo tenemos que llenar. Algunos justifican el exceso de reuniones con la necesidad de buscar un espacio para discutir lo que en otros tiempos se hablaba en los pasillos... y en primera instancia suena convincente pero si lo pensamos bien; carece de fundamento. No recuerdo los pasillos inundados de gente teniendo conversaciones a cada hora del día (les hubieran pedido que se callaran para empezar). De hecho la gente en los pasillos siempre iba camino a algún compromiso, muchas veces fisiológico, y solo daba tiempo de saludar e intercambiar uno que otro pendiente. En el fondo, más allá de las justificaciones, las agendas saturadas solo hacen manifiesto nuestra incapacidad de gestionar nuestro tiempo.

La pesadilla de los micromanagers

La virtualidad es a los micromanagers lo que la piña en la pizza es a los Italianos: una pesadilla. Todos tenemos un micromanager dentro, algunos lo controlan mejor que otros. La virtualidad le quitó las cadenas a muchos micromanagers que estaban amarrados. El exceso de reuniones back to back para tratar temas operativos que por lo general delegábamos, convirtió a muchos en el mal que perseguían: ineficiencia en el uso del tiempo. Si pasa todo el día en reuniones y al final de la jornada siente que no avanza, seguramente está utilizando ineficientemente su tiempo. Si necesita quedarse luego del final de la jornada y lo que es peor, necesita llamar a personas de su equipo para que saquen alguna tarea, definitivamente está usando mal su tiempo. La virtualidad puso a prueba nuestra capacidad de delegar y empoderar y esas dos competencias son las más complejas de desarrollar. Dominarlas y convertirlas en un arte es clave en tiempos donde todo debe avanzar y adaptarse a mayor velocidad. Esto es todavía más crítico en los líderes de equipos cuyas decisiones basadas en el control y gestionar "al ojo del amo" puede precipitar al grupo a una percepción de virtualidad fallida.

Libertad sin herramientas

La virtualidad nos dio mucha libertad pero sin algunas herramientas de colaboración, se puede convertir en un problema. Existen muchas herramientas de colaboración en las que el equipo se puede distribuir tareas y en las que el líder y el equipo puede corroborar si las cargas están bien asignadas. Como profesionales deberíamos estar buscando siempre estar en estado de "flujo" como explicaba Mihail Cskszentmihalyi en su libro "Flow". Ese estado se encuentra en la intersección entre el nivel de desafío y las capacidades requeridas; específicamente donde nos sentimos dando el máximo en ambos factores. La virtualidad puso a prueba nuestra capacidad de auto-gestionarnos, de llevarnos a ese estado de flujo; y muchos encuentran muy sencillo culparla; posición que parte del hecho que las personas en la oficina estuvieron todo el tiempo exigidas y desafiadas al máximo; solo por estar ahí.

Mihail Cskszentmihalyi: Flow

La virtualidad perjudica la conexión del equipo

Uno de los factores que han causado la percepción de virtualidad fallida, es la pérdida de conexión y sentido de pertenencia del equipo. La solución simplista es hacer que el equipo vuelva a la oficina pero el frío no está en las cobijas y esa estrategia responde a un análisis superficial del problema. Las herramientas de reuniones virtuales llegaron para quedarse: no hay que desplazarse a ninguna sala de reunión, si estamos en oficinas geográficamente separadas no hay que desplazarse a ellas, tenemos salas de reuniones ilimitadas y no hay que estar viendo si hay salas disponibles. Esto hace que siga siendo muy común tener reuniones virtuales aún cuando estamos en la oficina y no hay nada más desmotivante que desplazarse para hacer algo que pudo haber hecho sin meterse en horas de tráfico. La conexión no se logra solo metiendo a las personas del equipo en cubículos; la gente de hecho conectaba en los espacios sociales, en las pausas entre reuniones, en el comedor o en el restaurante durante el almuerzo. Es importante romper los modelos mentales y cambiar nuestra forma de ver las oficinas y empezar a utilizarlas como un recurso que agregue valor al equipo para conectar, para tener espacio sin reuniones virtuales, para habilitar espacios sociales.

La virtualidad no solamente llegó para quedarse. Ya se institucionalizó. Es la materialización de algo más complejo: la evolución en la forma en la que trabajamos. Para adaptarnos debemos aprender a manejar mejor el tiempo para evitar el "burnout"; a delegar y empoderar para no tener cuellos de botella por micromanaging; a aprender a usar herramientas de colaboración que permitan gestionar la exigencia y el reto; y a buscar nuevos espacios y dinámicas dentro y fuera de la oficina para que podamos conectar con los miembros del equipo.

La virtualidad no solamente llegó para quedarse. Ya se institucionalizó. Es la materialización de algo más complejo: la evolución en la forma en la que trabajamos. Para adaptarnos debemos aprender a manejar mejor el tiempo para evitar el "burnout"; a delegar y empoderar para no tener cuellos de botella por micromanaging; a aprender a usar herramientas de colaboración que permitan gestionar la exigencia y el reto; y a buscar nuevos espacios y dinámicas dentro y fuera de la oficina para que podamos conectar con los miembros del equipo.